Bergische Verlagsgesellschaft - Ratgeber Pressemitteilungen

Tipps für erfolgreiche Pressemitteilungen!

Die folgenden Informationen sind als Planungshilfe für klein- und mittelständische Unternehmen gedacht, die sich mit PR beschäftigen wollen oder bereits auseinandersetzen.
(Checkliste beachten!)

1) Fragen, die Ihre Pressemitteilung beantworten muß:

um was geht es?
wer hat damit zu tun?
wann hat es sich ereignet bzw. wann ereignet sich etwas?
wie hat es sich ereignet bzw. wie wird es sich ereignen?
warum hat es sich ereignet bzw. warum wird es sich ereignen?
wo hat es sich ereignet bzw. wo wird es sich ereignen?

2) Die Inhalte der Nachricht

Hat die Nachricht etwas Neues zu bieten oder ist sie wieder aktuell?
Wird etwas Ungewöhnliches geboten und steigt dadurch das Interesse des Lesers?
Hat diese Nachricht Auswirkungen auf den persönlichen oder geschäftlichen Bereich, indem sie entsprechende Themen bzw. Gefühle anspricht?

3) Der Aufbau einer Nachricht

Das Wichtigste zuerst, das Unwichtige am Schluß. Je knapper und präziser ein Text ist, desto eher besteht die Möglichkeit, daß er unverändert abgedruckt wird.

Der Verfasser muß also vor dem Schreiben seine Information in ihre Einzelteile zerlegen und diese Teile entsprechend ihrer Wichtigkeit und Attraktivität neu ordnen. Bereits im ersten Absatz müssen alle relevanten Fragen beantwortet werden. Die Frage, die am wichtigsten erscheint, gehört dabei in jedem Fall an den Anfang.

4) Journalistische Regeln

Kurze Sätze formulieren
Aktiv formulieren
Substantivierungen vermeiden
Kritisch mit dem Gebrauch von Fremdwörtern umgehen (Kenntnisstand der Zielgruppe entscheidet)
Wertende, subjektiv gefärbte Adjektive streichen (sonst tut's der Redakteur)
Abkürzungen ausschreiben
Zahlen bis "zwölf" ausschreiben
Optische Wertungen in der Copy (Großbuchstaben, Fettdruck) vermeiden
Namen immer vollständig (mit Vornamen) und richtig angeben
ohne Herr/Frau (Klaus Muster, Gabi Musterfrau)
bei Wiederholung ohne Vornamen (Muster) - bei Damen mit "Frau..."

5) Die Überschrift

Die Entscheidung für oder gegen eine Überschrift ist schwer. Schließlich kann sich ein Redakteur durch die fertige Überschrift bevormundet fühlen. Bei der Entscheidung für die Überschrift, sollten drei Aufgaben berücksichtigt werden:

Die wichtigsten Fragen (siehe unter 1) der Meldung geben den Inhalt der Überschrift vor.
Die Überschrift faßt die wesentliche Information der Meldung als Quintessenz zusammen.
Sie weckt das Interesse an einer Information. Eine gute Überschrift ist quasi das Verkaufsargument für eine Meldung.

Formales rund um die Pressemitteilung

Das Erscheinungsbild

Ihre Pressemitteilung hat für den Redakteur rein technisch die Funktion eines Manuskriptes. Ihre formale Gestaltung muß daher Änderungen, Korrekturen und Satzanweisungen ermöglichen.

Das bedeutet konkret:

Texte werden 1,5 zeilig geschrieben,
die Zeilenbreite beträgt (je nach Schrifttyp) bis zu 60 Anschläge,
die Textlänge sollte eine DIN A 4 Seite nicht überschreiten,
am rechten oder linken Blattrand wird ein Rand von ca. 6 cm berücksichtigt,
jedes Blatt wird nur einseitig beschrieben und
verzichten Sie auf typographische Hervorhebungen.

Wichtige Angaben

Datum der Meldung.
Der Hinweis auf eine Sperrfrist (mit Datum und ggf. Uhrzeit) gehört auf jede Seite der Meldung.
Nennung einer Kontaktperson mit Telefon-Nr. (Durchwahl) für Rückfragen
am Fuß des Pressebogens oder am Ende einer Meldung:
Weitere Informationen von
Hans Mustermann, Telefon 0202 - 121212

Fotos

Die meisten Redaktionen arbeiten mit Schwarz-Weiß-Aufnahmen. Um eine optimale Reproduktion zu gewährleisten sollten die Fotos

hochglänzend sein,

ein Format von 13 x 18 cm (ohne Rand) haben.

Ein Muß bildet die kurze, aussagekräftige Bildunterschrift in doppelter Version. (Ein Textteil bleibt beim Foto, der andere wandert in die Technik, um später die korrekte Zuordnung von Bild und Text sicherzustellen.)

Redaktionen freuen sich, wenn ihnen Auswahlmotive angeboten werden. Klassisch sind Darstellungen mit und ohne "Leben", die dann je nach redaktionellem Umfeld zur Veröffentlichung ausgewählt werden.

Das Anschreiben

Der Versand einer Pressemitteilung sollte mit einem kurzen Gruß verbunden sein. (Abgesehen davon erhöht die persönliche Ansprache auch den Aufmerksamkeitswert Ihrer Meldung.)

Wenn Sie den Namen des Adressaten oder seine korrekte Schreibweise nicht kennen, hilft der Blick in das Impressum oder ein Anruf bei der Sekretärin des Chefredakteurs.